Was hinein darf
Die Faustregel für den Arbeitsalltag. Was bei Ihnen genau gilt, legen Sie fest.
Geht
Allgemeine Fragen, Entwürfe ohne Namen und Texte, die ohnehin öffentlich sind. Der Aushang für die Kaffeeküche, die Gliederung für einen Vortrag, die Idee für eine Überschrift.
Nur mit Freigabe
Kundendaten, Mails mit Namen, Verträge, Preise und interne Unterlagen. Nur in einem Werkzeug, das Ihr Betrieb ausgesucht, vertraglich abgesichert und ausdrücklich erlaubt hat.
Nie
Passwörter und Zugangsdaten. Firmendaten im privaten Konto. Und keine Entscheidung über Menschen, die allein die Maschine trifft.
Sechs Regeln, die jeder versteht
Ein Vorschlag für Ihren Betrieb. Er passt auf eine Seite und an jede Pinnwand.
Nur freigegebene Werkzeuge
Für die Arbeit gilt das Werkzeug, das der Betrieb ausgesucht hat, mit Firmenkonto. Das private Konto bleibt privat.
Keine Namen ohne Erlaubnis
Daten von Kunden, Kollegen und Bewerbern kommen nur dort hinein, wo es ausdrücklich erlaubt ist. Im Zweifel erst Namen und Nummern entfernen.
Keine Geheimnisse
Preise, Kalkulationen und Verträge bleiben draußen, solange nichts anderes vereinbart ist. Passwörter immer.
Ergebnisse prüfen
KI-Werkzeuge klingen sicher, auch wenn sie falschliegen. Zahlen, Quellen und Paragrafen lesen Sie nach, bevor etwas das Haus verlässt.
Menschen entscheiden über Menschen
Die KI darf vorbereiten. Ob jemand eingestellt oder abgelehnt wird, entscheidet ein Mensch.
Fehler sofort melden
Ist doch etwas hineingeraten, sagen Sie sofort Bescheid. Für die Meldung einer Datenpanne hat ein Betrieb in der Regel nur 72 Stunden.
Was dahintersteht
Wer personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug eingibt, gibt sie an den Anbieter weiter. Dafür braucht Ihr Betrieb eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter (Art. 28 DSGVO). Mit dem privaten Konto eines Mitarbeiters gibt es diesen Vertrag nicht.
Je nach Anbieter und Einstellung werden Eingaben gespeichert und zum Training der KI verwendet. Was einmal eingegeben ist, lässt sich nicht einfach zurückholen.
Entscheidungen, die Menschen erheblich betreffen, dürfen grundsätzlich nicht allein automatisiert fallen (Art. 22 DSGVO). Dazu gehört die automatische Absage an einen Bewerber.
Und die KI-Verordnung der EU verlangt von Betrieben, die KI-Systeme einsetzen, dass sie Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Art. 4 KI-Verordnung). Klare Regeln und eine Schulung sind dafür ein guter Anfang.
Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden empfehlen Betrieben klare interne Regeln und betriebliche Konten für KI-Werkzeuge. Nachzulesen in der Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024.
Was wir dazu tun
Wir kommen aus dem Datenschutz und bauen selbst Software mit KI. Wir kennen beide Seiten.
Schulung
KI im Arbeitsalltag als Thema Ihrer Mitarbeiterschulung, vor Ort oder online. Mit Beispielen, die zu Ihrem Betrieb passen.
Regeln
Auf Wunsch schreiben wir mit Ihnen die KI-Regeln für Ihren Betrieb auf. Eine Seite, die jeder versteht.
Training
Im Sicherheitstraining ist KI eines von zwölf Monatsthemen. Ihr Team übt das ganze Jahr, fünf Minuten im Monat.